Starten als zelfstandig psycholoog: wat moet je allemaal weten en in orde brengen?

Aangezien ik regelmatig vragen krijg over de praktische kant van starten als zelfstandig psycholoog, leek het me wel interessant om hier een artikel over te schrijven. Zelf vond ik het eerst ook allemaal heel ingewikkeld en verwarrend, maar na wat opzoekingswerk bleek het eigenlijk wel mee te vallen. Toch zijn er wel een aantal dingen die je moet weten en in orde moet brengen. Ik weet hier ook niet alles in detail over, maar ik zet hieronder de belangrijkste zaken voor jullie op een rijtje.

Hoofd- of bijberoep?

Het eerste waarover je moet nadenken voordat je je gaat inschrijven als zelfstandige is of je in hoofd- of bijberoep gaat werken. Zelf ben ik in bijberoep gestart en ik denk persoonlijk dat dat ook het beste is om te beginnen. Uitbreiden kan later altijd nog, als je ziet dat het werken als zelfstandige je bevalt en je praktijk goed draait. Om in bijberoep aan de slag te kunnen gaan moet je wel minstens 50% ergens als loontrekkende werken, wanneer je minder werkt kan je niet anders dan zelfstandige in hoofdberoep worden.

Juridisch statuut

Verder moet je ook een juridisch statuut kiezen. Je hebt hier keuze tussen een eenmanszaak (natuurlijk persoon) of een vennootschap (rechtspersoon). Ik ken hier niet zoveel van en ga hier dus ook niet ver over uitwijden. Het enige wat ik weet is dat ik als natuurlijk persoon ben ingeschreven omdat dat me werd aangeraden. Meer informatie daarover vind je hier.

Sociale bijdragen

Het voordeel van ingeschreven te zijn als zelfstandige in bijberoep is dat je veel minder sociale bijdragen moet betalen. De minimumbijdrage voor zelfstandigen in bijberoep bedraagt slechts €76 per kwartaal, terwijl je in hoofdberoep maar liefst minstens €693 per kwartaal betaalt. Natuurlijk mag je als zelfstandige in bijberoep dan ook veel meer verdienen om in de inkomstenschaal van de minimumbijdrage te blijven (ongeveer €13.000 per jaar), terwijl je als zelfstandige in bijberoep jaarlijks slechts zo’n €1500 mag verdienen om in die laagste schijf te blijven. Sociale bijdragen bedragen altijd ongeveer 20% van je inkomen (wat er effectief binnenkomt, zonder aftrek van kosten). In deze tabel vind je een volledig overzicht van de sociale bijdragen.

Belastingen

Behalve sociale bijdragen moet je ook nog belastingen betalen. Als je ingeschreven bent als natuurlijk persoon (eenmanszaak), wordt je belast via de personenbelasting (je moet je inkomsten ingeven op je gewone, persoonlijke belastingbrief). Hoe hoger je winst (dus inkomsten – kosten), hoe zwaarder je wordt belast. Daarom is het goed om regelmatig kosten te maken die je van je inkomsten kan aftrekken zodat je minder winst hebt en dus minder belastingen moet betalen. Een vennootschap wordt in principe belast onder het stelsel van de vennootschapsbelasting. Deze belasting is lager en neemt minder snel toe. Hoe groter de ondernemingswinst, hoe voordeliger de vennootschapsbelasting.

Hoeveel de belastingen bedragen is afhankelijk van je totale inkomen (ook inkomsten uit loondienst worden meegerekend) en je sociale situatie (alleenstaand/gehuwd/wettelijk samenwonend, aantal kinderen ten laste,…).  Over het algemeen wordt gezegd dat de belastingen ongeveer 30% van je winst bedragen. Als je daar de sociale bijdragen van 20% bijtelt (opgelet: deze zijn op je totale inkomen berekend en niet op je winst), kan je dus rekenen dat je ongeveer (!) 50% van je inkomsten overhoudt, al is dit een ruwe schatting en verschilt dit van situatie tot situatie. Ik heb zelf nog geen belastingen moeten betalen en weet hier dus nog niet het fijne van.

BTW

Als psycholoog heb je een vrij beroep. Dit wil zeggen dat je een niet-handelaar bent en dus ook geen basiskennis bedrijfsbeheer of beroepskennis moet aantonen. Bovendien ben je als psycholoog vrijgesteld van BTW (tenzij je ook commerciële activiteiten doet zoals workshops geven, dingen verkopen,…). Dat wil zeggen dat je geen BTW moet betalen en dus ook geen (21%) BTW moet aanrekenen aan je klanten. Het nadeel is dat je dan zelf ook geen BTW kan aftrekken van de producten die je zelf voor je bedrijf aankoopt. Je moet met andere woorden dus wel gewoon BTW betalen wanneer je iets aankoopt voor je bedrijf. Je hebt dan ook geen BTW-nummer nodig. Wanneer je nog andere, commerciële en dus wel BTW-plichtige activiteiten erbij zou doen, kan je nog steeds een vrijstelling van BTW aanvragen zolang je inkomen lager dan €25.000 per jaar bedraagt. Dat heb ik zo gedaan, zodat ik eventueel (op termijn) ook andere commerciële activiteiten kan doen.

Boekhouding

Wanneer je ingeschreven bent als natuurlijk persoon (of vennootschap onder firma (VOF) of een gewone commanditaire vennootschap met een jaaromzet van minder dan €500.000) mag je een vereenvoudigde of enkelvoudige boekhouding doen. Hierbij moet niet met activa en passiva en credit en debet gewerkt worden. Het enige wat je in principe hoeft te doen, is je inkomsten en uitgaven noteren en hiervan liefst zoveel mogelijk bewijsstukken bijhouden voor het geval je controle zou krijgen van de fiscus.

Zelf houd ik al mijn inkomsten bij op één blad, waarop ik de datum, het aantal gesprekken en het totale bedrag dat ik die dag ontvangen heb noteer. Het ‘bewijs’ hiervoor is mijn agenda waarin ik mijn afspraken noteer. Onlangs ben ik erachter gekomen dat het blijkbaar verplicht is om te werken met een ontvangstbewijsboekje waarbij je telkens een bewijsje van betaling aan je cliënt meegeeft en een dubbeltje zelf houdt. Nu hoor ik van heel veel zelfstandig psychologen dat ze dit niet gebruiken, dus weet ik niet zo goed of het nu wel of niet verplicht is en wat het risico is wanneer je het niet doet…

Verder houd ik al mijn uitgaven bij op een ander blad. Daarop noteer ik de datum, wat ik heb aangekocht en hoeveel het me gekost heeft. Achter dat blad stop ik de facturen op chronologische volgorde. Belangrijk is dat je je aankopen telkens op factuur laat zetten en je BTW- of ondernemingsnummer daarbij laat zetten. In het begin gebruikte ik mijn privé bankrekening voor aankopen, maar sinds kort heb ik een aparte rekening voor mijn praktijk aangezien dat toch aangeraden wordt. Enerzijds is het natuurlijk duidelijker wanneer je dit scheidt, anderzijds zijn er ook regelmatig aankopen die zowel privé als werkgerelateerd zijn (bijvoorbeeld mijn telefoonrekening, kosten voor benzine,…) en dan is het lastig om te bepalen met welke rekening je die betaalt.

Één keer per jaar moet je je dan je inkomsten en kosten ingeven op je belastingbrief. Dat heb ik zelf nog niet moeten doen, maar ik denk dat dat zichzelf wel wat zal uitwijzen. Misschien dat ik er voor de eerste keer wel een boekhouder bij betrek zodat ik eens kan zien hoe het moet.

Verzekeringen

Artikel 27 van de deontologische code voor psychologen stelt: “De psycholoog is gedekt door een verzekering die geschikt is voor de vergoeding van alle schade die hij, rekening houdend met de sector waarin hij actief is, kan veroorzaken.”. Eigenlijk zijn we dus verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te nemen. Ik had deze eerst niet omdat ik er eigenlijk niet aan gedacht had, maar nu heb ik er wel één en ik betaal hiervoor €50 per jaar, wat dus goed meevalt. Hiermee ben je gedekt wanneer een cliënt bijvoorbeeld klacht indient tegen jou omdat je hem/haar op de ene of andere manier schade berokkent hebt, wat natuurlijk weleens kan gebeuren. Bovendien is dat weer een kost die je kan aftrekken zodat je minder belastingen hoeft te betalen

Inschrijving: Psychologencommissie, KBO en sociaal verzekeringsfonds

Zo, nu je wat meer achtergrondinformatie heb gaan we over tot de daadwerkelijke inschrijving als zelfstandige. Ten eerste moet je je als psycholoog verplicht inschrijven bij de Psychologencommissie (Compsy), die je erkenning toekent. Zij controleren of je daadwerkelijk je diploma behaald hebt en reiken je jaarlijks een erkenningscertificaat uit. Bovendien kom je ook op de lijst van erkende psychologen op hun website. Hiervoor moet je jaarlijks €50 betalen.

Verder moet je je als zelfstandige inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) én bij een sociaal verzekeringsfonds. Dit kan je het beste doen via een ondernemingsloket zoals Zenito, Acerta of Xerius. Ik heb zelf voor Zenito gekozen en heb alles via de website en via mail geregeld. Zij schrijven je dan in bij de KBO en bezorgen je een ondernemingsnummer, én ze zijn meteen je sociaal verzekeringsfonds dat je elke drie maanden een factuur voor sociale bijdragen bezorgt (yay!). Bij de inschrijving wordt er gevraagd om je activiteit in te vullen aan de hand van een NACE(BEL)-code. De code die je als psycholoog best gebruikt is 86904: ‘Activiteiten op het vlak van geestelijke gezondheidszorg, m.u.v. psychiatrische ziekenhuizen en verzorgingstehuizen’. Als je van plan bent (in de toekomst) eventueel nog andere activiteiten erbij te doen, kan je ook altijd meerdere codes toevoegen. Je kan zoveel codes ingeven als je wil, de prijs blijft hetzelfde. Wanneer je later nog codes wil toevoegen moet je wel betalen.

Ik ben zelf natuurlijk geen expert in al deze administratieve rompslomp en ook nog niet zo lang bezig, maar dit is hoe ik het tot nu toe heb gedaan. Ik hoop alvast dat jullie er iets wijzer uit geworden zijn. Als je nog vragen hebt, stel ze gerust in een reactie hieronder, zodat anderen misschien ook wat aan je vraag en mijn antwoord hebben. Je krijgt ook een mailtje wanneer ik je reactie hier beantwoord heb. Op de website van Zenito kan je ook een startersgids downloaden waarin je nog wat meer informatie kan vinden. Je kan ook altijd contact opnemen met een ondernemingsloket als je nog meer vragen hebt.

17 reacties

  1. Doorzien

    21 augustus 2016 at 14:07

    Like your blog, collega! Ik schrijf zelf ook over mijn eigen ervaringen als psycholoog, binnen en buiten de behandelkamer

    Ik ga je zeker volgen!

    1. Kim

      21 augustus 2016 at 14:34

      Oh fijn, ik ga zeker ook een kijkje nemen op jouw blog!

  2. Nathalie

    12 september 2016 at 13:33

    Ik ben even een kijkje komen nemen omdat ik ook als zelfstandige begonnen ben begin dit jaar. De psychologencommissie legt het gebruik van ontvangstbewijsboekjes op (zie: https://www.compsy.be/ontvangstbewijsboekjes). Dit is ook in het wetboek vastgelegd. Ik had ook eens nagevraagd bij andere psychologen en blijkbaar wordt dit meer en meer gevraagd als controle van de fiscus. Je kan er ook niet mee foefelen aangezien deze boekjes genummerd zijn, wat dus met andere oplijstingen wel mogelijk is. Meer weet ik ook niet omdat ik zelf nog maar een half jaar bezig ben.

    Ik doe ook aan pensioensparen voor zelfstandigen. Dit mag je ook aftrekken van je kosten.

    1. Kim

      12 september 2016 at 13:37

      Bedankt voor je reactie Nathalie! Leuk dat je ook pas als zelfstandige begonnen bent De boekjes zijn inderdaad verplicht, maar ik vind het zo vreemd dat zo weinig psychologen het gebruiken… Het is ons eigenlijk ook nooit uitgelegd, en ik vind het allemaal niet zo duidelijk. Heb jij de boekjes wel? Waar heb je ze gehaald en kosten ze veel?
      Pensioensparen is ook geen slecht idee. Interessant dat je het als kost kan inbrengen, daar had ik nog niet aan gedacht! Nu ik nog 75% in loonverband werk weet ik niet of het al meteen nodig is bij mij, maar ooit misschien wel.

  3. Manon

    3 oktober 2016 at 22:52

    Beste Kim,

    Bedankt voor jouw mooie blog en duidelijke informatie.
    Ik ben ook nog wel benieuwd naar hoe je het belastingformulier moet invullen als zelfstandige in bijberoep. Indien je hierover meer weet, hoor ik het graag.
    Tot slot, zou jij een boekhouder aanraden, of is het allemaal goed zelf te doen.

    Groeten,
    Manon

    1. Kim

      3 oktober 2016 at 23:18

      Dag Manon, jij bedankt voor je reactie Blij te horen dat je er wat aan hebt. Wat betreft het belastingformulier kan ik nog weinig zeggen aangezien ik dit zelf pas volgend jaar moet doen, maar van zodra ik er meer over weet zal ik dat ook wel delen Ik had eerst geen boekhouder maar ben een tijdje geleden wel even bij eentje te rade gegaan voor wat tips. Uiteindelijk is het niet zo moeilijk denk ik, maar je moet het natuurlijk wel weten allemaal. Misschien dat ik het invullen van de belastingbrief ook wel door een boekhouder laat doen (toch de eerste keer), daar ben ik nog niet helemaal uit. Op dat vlak ben ik dus ook nog heel erg groen achter de oren

  4. Babette

    23 november 2016 at 21:43

    Wat een super goede en informatieve blog! Ik wil ook graag als zelfstandige beginnen en het is echt geweldig dat je al die praktische informatie op een duidelijke manier vertelt. Merci! Ik ga zeker nog verder rondkijken en je blog doorgeven aan andere psychologen!

    1. Kim

      23 november 2016 at 21:48

      Superleuk om te horen, dankjewel Babette. Veel succes nog met wat je gaat doen, en laat gerust af en toe een reactie achter! En als je nog vragen hebt, stel ze gerust.

  5. Manon

    17 december 2016 at 23:49

    Dag Kim,

    Nog bedankt voor je reactie!
    Bijkomend had ik nog de vraag bij welke maatschappij je aangesloten bent voor de verzekerking beroepsaansprakelijkheid?
    Amma bijvoorbeeld biedt een korting van €50 aan, indien je aangesloten bent bij de BFP. Zij garanderen ook rechtsbijstand tot 20 jaar na de werkzaamheden.
    Daarnaast lijkt Ethias ook een goede B.A. te hebben.
    Maakt het uiteindelijk uit welke je kiest?

    Groetjes,
    Manon

    1. Kim

      26 december 2016 at 23:33

      Hoi Manon, ik zit bij AXA en betaal €55 per jaar, maar heb eigenlijk totaal niet vergeleken, heb dit gewoon via mijn bank gedaan… Ik kan je hier dus niet echt mee helpen.

  6. Merel

    9 februari 2017 at 19:02

    Beste Kim,

    Ik voel me door jouw info gesterkt om zelf ook aan de slag te gaan. Waarvoor dank!
    Ik had nog een extra vraag inzake ‘verloning’. Wat zijn de reguliere prijzen die je voor een sessie van 50 à 60 minuten kan vragen aan de cliënt? Zijn daar afspraken rond of richtprijzen?

    Alvast dank en gegroet,
    Merel

    1. Kim

      9 februari 2017 at 19:06

      Fijn Merel! Goh, echte afspraken zijn er volgens mij niet. Een gemiddeld en meest gebruikt tarief is €50. Sommigen vragen ook €60. Ik vraag voorlopig nog €45 omdat ik het wel heel duur vind en omdat ik nog maar een jaar bezig ben.

      1. Merel

        10 februari 2017 at 19:52

        Dank Kim! 45€ is inderdaad een bedrag dat misschien nog net haalbaar is voor cliënten en waar psy het ook mee redt.
        Gegroet.

  7. Britt

    19 maart 2017 at 13:03

    Dag Kim,

    Wat ongelooflijk fijn om deze blog van jou te vinden! Ik ben momenteel 23 jaar en ongeveer een half jaar afgestudeerd als klinisch psycholoog. Omdat ik best wel wat onzeker was/ben om meteen klinisch aan de slag te gaan, koos ik ervoor om eerst in het bedrijfsleven wat ervaring op te bouwen. Maar stilaan begin ik het klinisch veld echt wel te missen en dus ging ik onlangs op zoek naar een praktijk om aan de slag te gaan als zelfstandig psycholoog. Dit weekend plande ik een ‘research-momentje’ in om alles te weten te komen over starten als psycholoog. En voilà, jouw blog waaide als het ware in mijn gezicht Echt heel leuk om deze info te krijgen en gewoon ook leuk om te zien dat er nog mensen zoals ikzelf zijn die de sprong – onzekerheden of geen onzekerheden – wagen.

    Ik zou het zeer fijn vinden mochten wij misschien eens van gedachten kunnen wisselen. Ik ben er nog niet helemaal uit of, hoe, wanneer ik zou starten en ik zou zéér graag eens pingpongen met een ervaringsdeskundige Let me know!

    1. Kim

      20 maart 2017 at 19:36

      Dag Britt, heel leuk om te lezen dat je je zo geholpen voelt door mijn blog Fijn dat je ook de sprong in het diepe wil wagen! Ik heb er zelf nog geen moment spijt van gehad. Ik weet niet of je het al gezien hebt, maar ik heb sinds kort ook een groep op Facebook genaamd ‘Psychopraat Netwerk’ waar je in contact kan komen met andere psychologen en hulpverleners, als je nog vragen of zo hebt Ik wil gerust ook wel eens van gedachten wisselen met jou, maar misschien dat je me daarvoor dan best even een mailtje stuurt naar info@psychopraat.be.
      Groetjes, Kim

  8. Khira

    28 juni 2017 at 00:37

    Hallo Kim.
    Leuk artikel. Ik ben pas begonnen met Kinderpsychologie te studeren in Antwerpen. Mijn droom is dus om later een eigen praktijk op te starten. Nu ik zo je artikel eens lees, ben ik eigelijk minder bang om hieraan te beginnen. Ik heb al meer duidelijkheid over wat er mij te wachten staat. Ik zag het opstarten van een praktijk veel donkerder in dan het eigelijk is. Je hebt me toch een beetje opgelucht.

    Nu heb ik een vraagje, gewoon uit nieuwsgierigheid. Als er een persoon bij jou komt om te praten en erna de betaling doet, mag je je bedrag dan zelf kiezen (wel redelijk natuurlijk) of zijn hier ook regels voor? Dit vroeg ik me al lang af.

    Voor de rest echt superartikel meid. Bedankt hiervoor.

    Groetjes
    Khira

    1. Kim

      28 juni 2017 at 09:38

      Fijn dat je er iets aan hebt en het nu ook al beter ziet zitten om als zelfstandige te starten! De prijs mag je inderdaad zelf kiezen, meestal ligt die tussen de €45 en €60. De meesten vragen €50.

Laat hier een reactie achter