Je boekhouding en belastingsaangifte zelf doen als zelfstandig psycholoog

Ik vind het superfijn om als zelfstandig psychologe in bijberoep te werken, alleen is er één nadeel: je moet je boekhouding bijhouden. Je kan hier natuurlijk een boekhouder voor inhuren, maar aangezien die ontzettend veel kosten, vaak tegenstrijdige informatie geven én ik zelf graag controle over alles houd, heb ik besloten de boekhouding van mijn eerste jaar als zelfstandige zelf te doen. Ik ben hier alles behalve een expert in, maar dankzij het internet, twee gesprekken met een boekhouder en wat hulp van boekhouders in mijn familie, ben ik er toch in geslaagd. Ik heb alleszins mijn aangifte ingediend en denk dat ik dit op een correcte manier gedaan heb, nu nog hopen dat de fiscus daar ook zo over denkt

Omdat hier op het internet niet zoveel over te vinden is en ik weet dat veel beginnende psychologen hier vragen over hebben, dacht ik dat het wel handig zou zijn als ik jullie kort zou uitleggen hoe ik dit gedaan heb.

Boekhouding

Eigenlijk is de boekhouding van een psycholoog niet zo moeilijk. Aangezien het een vrij beroep is, zijn we vrijgesteld van BTW en mogen we een vereenvoudigde boekhouding bijhouden. Dit wil zeggen: kosten, inkomsten en winst.

Zelf heb ik in Pages (de Excel van Mac) een document voor inkomsten en een document voor uitgaven of kosten gemaakt. Het inkomstendocument bestaat gewoon uit drie kolommen: eentje voor de datum, eentje voor het aantal gesprekken dat ik die dag gehad heb, en eentje waarin ik het totaalbedrag dat ik die dag ontvangen heb kan noteren. Uiteindelijk heb ik deze bedragen via het programma opgeteld en klaar is kees.

Voorbeeld tabel inkomsten

Het document voor de kosten heb ik onderverdeeld in verschillende categorieën zoals huur praktijkruimte, inrichting praktijkruimte, telefoonkosten, autokosten, bureaumateriaal, opleiding en supervisie,… Per categorie maakte ik een tabel, waarin ik net zoals bij de inkomsten een kolom had voor de datum van de uitgave, de beschrijving van de uitgave, en de prijs van de uitgave.

Daarnaast heb ik nog een tabel voor het fiscaal aftrekbaar percentage. De meeste kosten, zoals huur, opleiding, bureaumateriaal,… mag je gewoon voor 100% aftrekken van je inkomsten om je winst te berekenen. Maar er zijn ook een aantal kosten die je maar voor een bepaald percentage mag aftrekken. Zo mag je autokosten bijvoorbeeld standaard maar voor 75% aftrekken (brandstof mag wel 100%), restaurantkosten voor 69%, reiskosten voor 75% en relatiegeschenken voor 50%.

Daarnaast maakte ik ook nog een kolom ‘percentage beroepsgebruik‘, aangezien niet alle kosten 100% voor beroepsgebruik zijn. Zeker als zelfstandige in bijberoep zijn je autokosten en telefoonkosten bijvoorbeeld maar een bepaald gedeelte voor beroepsgebruik. Maar ook je laptop of computer gebruik je bijvoorbeeld een gedeelte privé en een gedeelte voor je beroep. Als ik het goed begrepen heb mag je dit percentage eigenlijk zelf wat schatten, want dat is natuurlijk moeilijk te bewijzen. Wat je wel kan berekenen is het beroepspercentage van je autokosten. Ik hield mijn kilometers bij in een afzonderlijke tabel, en door het aantal kilometers voor mijn bijberoep te delen door het totaal aantal kilometers kon ik het percentage beroepsgebruik berekenen. Opgelet: kosten voor woon-werkverkeer (dus in mijn geval van thuis naar mijn praktijk en terug), moet je apart berekenen en aan €0,15/km bij je kosten tellen.

Waar nodig voegde ik nog een kolom ‘afschrijvingen’ toe. Dit is voor hogere kosten die je over verschillende jaren kan verdelen of ‘afschrijven’. De kosten van de aankoop van mijn nieuwe auto, iMac en MacBook, schreef ik bijvoorbeeld af over 3 jaar. Dan geef je in de kolom ‘afschrijvingen’ dus 33,33% in. Wanneer je een kost over 4 jaar wil afschrijven noteer je dan 25% (100% delen door 4 jaar). De volgende jaren mag je dan natuurlijk niet vergeten diezelfde kost weer voor hetzelfde percentage in te geven!

Voorbeeld tabel kosten

Ten slotte voegde ik een laatste kolom met ‘totaal inbrengbaar’ toe. Om dit te berekenen vermenigvuldigde ik de kostprijs (in de kolom €) met de percentages in de daaropvolgende kolommen (dus fiscale aftrekbaarheid, beroepsgebruik en eventuele afschrijvingen). De bedragen die ik in de laatste kolom bekwam telde ik op, en zo bekwam ik de totale kost die ik per categorie kon aftrekken.

Uiteindelijk maakte ik helemaal onderaan nog een apart tabelletje ‘totaal’, waarin ik de totaal inbrengbare kost per kolom optelde. Opgelet, de sociale bijdragen reken je best niet bij het totaal maar tel je afzonderlijk op, want die moet je bij de belastingaangifte ook apart ingeven.

Belastingaangifte

En dan is het nu tijd voor de belastingaangifte. Je kan dit zowel op papier als online via Tax-on-web doen. Dat laatste vind ik het gemakkelijkste, want dan kan je ook meteen een belastingberekening doen zodat je meteen weet hoeveel je (ongeveer) zal moeten betalen. Wanneer je de gegevens voor je zelfstandig beroep wil ingeven, moet dit in deel 2 gebeuren. (Indien je nog geen deel 2 hebt in Tax-on-web, kan je dit zelf toevoegen.)

Wanneer je gewoon een eenvoudige boekhouding hebt zoals ik, moet je enkel vak XIX invullen. Helemaal bovenaan, in het balkje met code 1650, moet je je totale inkomsten invullen. In het balkje met code 1656 moet je het totaal van de sociale bijdragen die je betaald hebt invullen. Je totale kosten (opgelet: dus zonder sociale bijdragen!) komen bij code 1657 terecht. En ten slotte voeg je best ook nog een pdf-file toe bij bijlagen, waarin je een overzichtje van je totale inkomsten, kosten, sociale bijdragen en winst geeft. Je kan je kosten hier ook per thema opsommen, maar je hoeft niet de hele kostendetails (met beschrijving van de uitgaven) mee te sturen.

Mijn ervaring

Door de vele verhalen die ik hoorde van beginnende collega’s, werd ik wat bang om mijn berekening en aangifte zelf te doen. Maar uiteindelijk hoorde ik van mijn tante (die boekhouder is), dat er eigenlijk niet zoveel kan gebeuren. Wanneer de fiscus zou komen controleren en vindt dat je bijvoorbeeld te veel kosten hebt ingegeven, dan zal erover gediscussieerd worden en zal je moeten verklaren waarom je die kosten ingegeven hebt. Wanneer de fiscus daar niet mee akkoord gaat, worden die kosten er gewoon (gedeeltelijk) uit gehaald, en worden je belastingen opnieuw berekend (en zal je dus wat moeten bijbetalen). Maar een boete krijg je hier normaal gezien niet meteen voor. Wanneer ze echt vermoeden dat er sprake is van kwaadopzet, zou er een belastingverhoging van 10% komen. Dan moet je bijvoorbeeld in plaats van 45% belastingen 55% betalen op je winst. Maar dat doen ze normaal gezien niet zo snel.

In het begin vond ik het ook heel ingewikkeld allemaal, maar uiteindelijk vond ik de boekhouding en aangifte best meevallen. Ik heb overal wat hulp ingeroepen voor de eerste keer, maar eens je alles min of meer weet is het niet zo moeilijk. Ik vind die berekeningen ook wel nog leuk en interessant om te doen, dus dat scheelt natuurlijk ook. Wanneer je zelf niet zo’n fan bent van cijfers, kan je misschien beter toch een boekhouder inhuren. Uiteindelijk kan je die kost toch ook weer aftrekken van je belastingen

Zo, ik hoop dat je er wat aan gehad hebt. Misschien kan het je helpen als je (gedeeltelijk) zelf je boekhouding wil doen of als je er wat meer van wil snappen. Maar onthoud wel dat ik hier zeker geen expert in ben! Schiet me dus niet af als dit niet helemaal de juiste manier is, en laat gerust een reactie achter als je nog vragen of opmerkingen hebt, of als jij iets op een andere manier doet.

4 reacties

  1. Fien

    28 juli 2017 at 11:12

    Hallo!
    Weer een interessant artikel. Maar ik ben wat in de war met Btw-vrijstelling versus de belastingen van 45%.
    – Wat wil deze vrijstelling concreet zeggen?
    – Het wil waarschijnlijk niet zeggen dat we geen belastingen op ons inkomen moeten betalen?
    Groetjes,
    Fien

    1. Kim

      28 juli 2017 at 11:16

      Nee inderdaad, helaas niet Ik vond dit in het begin ook verwarrend. BTW is nog iets anders dan belastingen, ik weet er ook niet helemaal het fijne van maar het komt er op neer dat we geen extra 21% BTW moeten aanrekenen aan clienten maar als we iets voor onze zaak aankopen ook geen BTW mogen aftrekken, dus gewoon BTW betalen zoals een particulier. We moeten wel gewoon belasting op ons inkomen betalen (1x per jaar via de belastingaangifte).

      1. Fien

        28 juli 2017 at 13:12

        Dus als ik het goed begrijp, is een ‘btw-vrijstelling’ niet per definitie financieel voordeliger voor onszelf als psycholoog?

        1. Kim

          28 juli 2017 at 13:21

          Goh ja het is eenvoudiger en anders zou je je clienten 21% meer moeten aanrekenen die je dan zelf volledig moet afgeven denk ik, dus dan wordt het wel heel duur voor clienten. En ik denk dat er nog voordelen zijn maar ik ken er niet genoeg van.

Laat hier een reactie achter