Regelgeving
De Compsy lijstte enkele regels op die je zou moeten volgen opdat de verzuimvergoeding wettelijk is. Ik vat ze hier even samen:
- je mag de vergoeding niet als honorarium aanduiden (bv. op je ontvangstbewijs)
- je dient de voorwaarden vooraf expliciet te communiceren aan de cliënt
- de cliënt moet de afspraken omtrent de vergoeding uitdrukkelijk aanvaarden
- je kan geen vergoeding vragen in geval van overmacht (bv. ziekte of ongeval)
- het moet een wederkerige afspraak zijn: je moet ook een vergoeding voor de cliënt voorzien in het geval je zelf een sessie mist (behalve in geval van overmacht: ziekte, ongeval…)
Hoe ik het doe
Zelf hanteer ik de volgende regel: cliënten dienen hun afspraak minstens 24u vooraf te annuleren. Bij laattijdige annulatie (<24u vooraf), reken ik een vergoeding van €30 (de helft van de sessie) aan. Wanneer ze niet annuleren (dus bv. een sessie vergeten), reken ik de volledige sessie aan.
Dat onderscheid maak ik om cliënten te motiveren om toch nog te annuleren, ook al is het minder dan 24u vooraf. (Ik ga er van uit dat als ik dit verschil in vergoeding niet zou maken, mensen meer geneigd zouden zijn om niet te annuleren en te doen alsof ze de afspraak vergeten zijn in de hoop dat ik de vergoeding dan door de vingers zou zien.) Voor mij is het echter fijner als cliënten toch nog iets laten weten, want dan kan ik eventueel nog proberen een andere cliënt in te plannen of hoef ik op z’n minst de sessie niet voor te bereiden en niet op hen te wachten, waardoor ik mijn tijd voor iets anders kan gebruiken.
Annulatie- of verzuimvergoeding
Ik vind het al dan niet aanrekenen van een annulatie- of verzuimvergoeding zelf een moeilijk evenwicht. Enerzijds voel ik de financiële druk om een annulatievergoeding te vragen, want een annulatie zonder vergoeding betekent minder inkomsten dan voorzien. En vaak blijft het niet bij één annulatie. Anderzijds heb ik begrip voor het feit dat cliënten eens een afspraak vergeten of laattijdig annuleren omdat er iets belangrijk tussenkomt. Dat maakt dat ik het vervelend vind om een vergoeding aan te rekenen.
Ongetwijfeld zijn er ook mensen zijn die niet stilstaan bij de gevolgen voor mij. (Ik merk dat bijvoorbeeld aan de nonchalance waarmee sommige mensen in mijn omgeving hun afspraken bij de kinesist last minute annuleren of vergeten. 🙈) Daar heb ik het persoonlijk moeilijker mee. Ik probeer dus flexibel te zijn in het toepassen van mijn “regel”. Bij cliënten die “de kantjes eraf lopen”, zet ik vooral in op bewustwording omtrent het feit dat het voor mij financieel niet haalbaar is als mijn cliënten allemaal nonchalant met onze afspraken zouden omgaan.
Intussen werk ik al enkele jaren met QIT online als elektronisch patiëntendossier, waar ook een agendasysteem aan gekoppeld is. Cliënten ontvangen de dag voor de afspraak dus automatisch een herinneringsmail. Dat zorgt ervoor dat het nog zelden voorvalt dat cliënten hun afspraak vergeten. Discussie over een verkeerd genoteerde afspraak wordt op deze manier ook vermeden. Ideaal!
Tip: QIT online is een heel gebruiksvriendelijk EPD ontwikkeld door en speciaal voor psychologen en therapeuten. Ik ben fan! Je kan QIT online een maand gratis testen. Wil je nadien een abonnement nemen, dan krijg je dankzij de kortingscode PSYCHOPRAAT15 15% korting op het softwarepakket dat past bij jouw noden.
Situaties van overmacht blijf ik een moeilijke vinden. Want wat is overmacht en wat niet? En in hoeverre zijn mensen eerlijk over de reden waarom ze er niet geraken? Als mensen weten dat ze in geval van overmacht geen vergoeding moeten betalen, is de kans groter dat ze een excuus zullen verzinnen. En wat doe je met een cliënt die regelmatig ziek is of bijvoorbeeld regelmatig migraine heeft? In zo’n geval reken ik de vergoeding normaal gezien ook aan, tenzij het een vaste cliënt is die heel uitzonderlijk eens ziek is. Vaak geef ik mensen ook één ‘joker’, waarbij ik een eerste annulatie dus door de vingers zie en dan de regel nog eens herhaal en aangeef dat ik het een volgende keer wel zal aanrekenen.
Ondanks dat het helpt om vooraf duidelijke afspraken te maken, blijft het in elke specifieke situatie wel wat zoeken. Ik houd me dus niet 100% aan de regels van de commissie en ook niet aan mijn eigen regels, maar vertrouw vooral op mijn eigen aanvoelen. Verder zet ik in op een aangename samenwerkingsrelatie tussen mijn cliënten en mij, waarbij openheid en wederzijds respect centraal staan.
Dit artikel is onderdeel van de cursus 'Starten als zelfstandig psycholoog'. Wil jij starten als zelfstandig psycholoog, maar weet je niet waar te beginnen of ben je bang om de sprong te wagen? Dan is deze cursus voor jou!